ロケーション管理とは

ロケーション管理とは、倉庫内の商品や部品、原材料などの場所(住所)を指定して在庫を管理する方法です。ロケーション管理の方法については「フリーロケーション」、「固定ロケーション」2つに分けられます。

その他にピッキングスペースとストックエリアの2つに分けて保管とピッキングをする「ダブルトランザクション」という方法もあります。

ロケーション管理ができていないとどこに何があるのか把握が出来ず、出荷指示に対して商品を探す時間が余計にかかってしまったり、間違えた商品をピッキングしてしまったりしてしまうことがあります。

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ロケーション管理の手法

一昔前まではロケーション管理をはじめとした倉庫管理業務はベテラン従業員の経験やスキル・記憶などを頼りに行われていたこともありましたが近年ではExcelやWMSで行われることが多くなりました。

特にExcelは低コストですぐに導入できるという点で、初めてロケーション管理を導入する企業の一般的な手法として活用されてきました。

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Excelでのロケーション管理のやり方

Excelでのロケーション管理をするにあたっては倉庫のレイアウトとExcelのシート作りが重要です。

①倉庫のレイアウトを決める

Excelでロケーション管理をするための準備として倉庫のレイアウトを把握し、場所を区画ごとにコード化をします。

例えば倉庫を(A,B,C)、棚番号を(1,2,3)、段番号を(上段＝1,中段＝2,下段＝3)とコード化をします。次にこれらを組み合わせてロケーションコードを作ります。(例：B₋01₋02)。

②Excelシートを作る

これでどの棚に何が保管されているかを一目で確認ができます。
また条件付き書式の機能を使うことで在庫数が一定数を下回った場合、色を表示することでアラートを表示することやピポットテーブルを使い在庫状況や入出荷のデータ分析なども可能です。

Excelでのロケーション管理のポイント

ここからはExcelでのロケーション管理のポイントについて解説していきます。

参考記事：物流業務を改善するには？在庫管理やロケーション管理などの改善策をご紹介します

・毎度更新する癖をつける

Excelは自動更新ではないので何かしらの在庫変動やロケーション移動が起こった際には必ずファイルを更新する必要があります。これを忘れると在庫のズレの原因となります。

・バックアップを取っておく

データ破損に備えて定期的にバックアップを取る必要があります。

・クラウドストレージなどで共有する

複数人で運用する場合はGoogle DriveやOneDriveなどのクラウドストレージにて共有することを推奨しています。

Excelでのロケーション管理のメリット

Excelの一番の強みは、誰もが一度は触れたことがあり、操作に対して心理的なハードルが低い点です。基本的な入力方法を理解している人が多いため、新しいシステムを導入するよりも現場への浸透がスムーズに進みます。

Excelでのロケーション管理のメリットを解説します。

誰もが使える操作性と馴染みやすさ

Excelは多くの人が学生時代から触れており、社会人になってからも経理・売上管理・勤怠表など、日常業務で利用する機会が多いソフトです。
そのため、新しいシステムを導入する際のような「使い方を覚える負担」が少なく、現場のスタッフにもすぐに受け入れてもらいやすいのが大きなメリットです。
特別なトレーニングを受ける必要がないため、導入から運用までのスピード感も早くなります。

すぐに始められる導入の手軽さ

Excelは関数やマクロをあらかじめ組み込んでおけば、管理フォーマットを現場の担当者に渡すだけで運用をスタートできます。
倉庫の規模に合わせて項目を増減したり、必要に応じてフォーマットを修正したりと柔軟に調整できるため、自社独自の管理方法に合わせやすい点も魅力です。
「今すぐにロケーション管理を始めたい」という状況にも対応できる手軽さがあります。

コストを抑えられる経済性

Excelはほとんどの企業がすでにOffice製品を導入しており、追加のソフトウェア費用やライセンス料をほぼ必要としません。
つまり、新たに専用システムを導入する場合に比べて、初期費用を抑えてスタートできるのです。
特に小規模な倉庫や在庫点数がそれほど多くない事業者にとっては、低コストで在庫の見える化を実現できる点が大きなメリットといえます。

カスタマイズの自由度が高い

Excelは関数やピボットテーブルを組み合わせることで、かなり自由にレイアウトや計算式を組み立てられます。
現場ごとのルールに応じて「入力必須のセルを色付けする」「在庫数が一定以下になるとアラートを表示する」といった仕組みを作り込むことも可能です。
市販のシステムでは柔軟に対応できない細かな運用ルールも、Excelならある程度自社仕様に合わせてカスタマイズできる点が強みです。

Excelでのロケーション管理のデメリット

Excelでのロケーション管理は、費用もほとんどかからない、現場の人にも受け入れてもらえそう、自社の業務に合わせてカスタマイズ出来るというメリットがありますが、Excelでのロケーション管理にも細かいデメリットがあります。

ここからはExcel管理でのロケーション管理のデメリットについて解説していきたいと思います。

ファイルが重くなり、動作が不安定になる

商品点数やロケーション数が増えるにつれて、Excelファイルはどんどん容量が大きくなります。
その結果、開くまでに時間がかかる、入力中にフリーズする、最悪の場合ファイル自体が開けなくなるといったトラブルが発生します。
数万件以上のデータを扱う場合にはExcelでの管理に限界を感じ、WMS（倉庫管理システム）へ移行するケースが多いのもこのためです。

入力ミスや入力漏れが避けられない

Excelは人の手で入力する仕組みのため、どうしてもヒューマンエラーが発生します。
数字の入力間違いや更新忘れ、コピー＆ペーストのミスなどは日常的に起こり得る問題です。
入力項目が多ければ多いほどリスクは高まり、結果として在庫精度が落ち、欠品や在庫過多といった現場のトラブルに直結してしまいます。

複数人で同時編集しにくい

クラウド環境を利用していない場合、Excelは複数人が同時に更新するのが難しく、担当者ごとに別々のファイルを更新してしまう事態が起こります。
その結果「どのファイルが最新かわからない」という混乱を招き、誤った情報を元に出荷や在庫補充を行ってしまうリスクが生じます。
クラウド版ExcelやGoogleスプレッドシートである程度カバーできますが、操作スピードや互換性の面で現場に定着しないこともあります。

拡張性や自動化に限界がある

Excelはある程度の関数やマクロで業務効率化ができますが、在庫管理に必要な「入出庫のリアルタイム反映」「バーコードやハンディターミナルとの連携」といった機能を標準で持ち合わせていません。
そのため、運用規模が大きくなるにつれて「現場のスピードに合わない」と感じることが増えてきます。
業務が拡大するほど、Excel単体では限界を迎えるのが現実です。

セキュリティや情報共有のリスク

ExcelファイルはUSBやメールで簡単にやり取りできる反面、セキュリティリスクが伴います。
パスワードをかけていても情報漏洩のリスクはゼロではなく、誤送信や誤共有によって在庫情報が外部に流出する恐れもあります。
また、データの履歴管理がしづらいため、「誰がいつ更新したのか」が不明確になり、トラブル時に原因を特定できないといった問題も発生します。

WMSでのロケーション管理

導入まで障壁の少ないExcelですが、アイテム数が多い倉庫や複数拠点ある大規模な倉庫での運用は限界があります。そのため、規模の拡大に合わせて将来的にはWMS（Warehouse Management System：倉庫管理システム）の導入を検討が必要になることが多いです。適切なロケーション管理は「何が・どこに・いくつあるか」を把握できるだけでなく、出荷作業の効率化など様々な物流業務の効率化に繋がります。WMSでのロケーション管理のメリットはたくさんありますがヒューマンエラーの防止、リアルタイムでの情報更新ができるという点です。
WMSでのロケーション管理についてメリットを一部ご紹介します。

・在庫の見える化

WMSでは在庫がどこに何個あるのかを即座に確認することができます。ピッキング指示があったので保管場所に行ってみたけど在庫が無かったという事象を防ぐことができるので余計な移動時間の削減に繋がります。

・リアルタイムでの情報更新

ハンディターミナルを活用して全ての作業を行うことでシステム上に全ての情報が約2秒程度で更新がされます。例えば入出荷作業による在庫の増減などもハンディターミナルを介してリアルタイムで更新がされるので従来のExcel作業で発生していた記入作業や入力作業が必要なくなり、ヒューマンエラーの防止に繋がります。

・ロケーションの最適化

ABC分析などを用いてピッキング頻度の高い商品を取りに行きやすいロケーションを推奨してくれます。これによりピッキング作業の動線が短くなり作業時間を減少が見込めます。

その他にも基幹システムと連携して入荷情報を受け取ったり、出荷情報を戻したりすることやマテハン機器などと自動化連携することで、物流業務全体を最適化することもできます。

WMSでのロケーション管理は上記のようなメリットがある一方でExcelでの管理に比べて機能が豊富な反面、導入コストがかかります。また、運用方法によってはカスタマイズを要するケースもあり導入に時間がかかる為、すぐには使えないこともあります。加えて、作業スタッフによっては慣れるまで時間がかかってしまうこともあるので、ある程度の導入期間をかけて導入することがおすすめです。

WMS「COOOLa」で出来ること

ここからは弊社のWMS「COOOLa」で出来ることをご紹介します。
COOOLaは固定ロケーション、フリーロケーションと、どちらの方式にも対応しており、フリーロケーション管理では様々な設定が可能です。

（1）最大5階層の柔軟なロケーション管理

「建屋」「階層」「列」「連」「段」と最大5階層の設定が可能です。

（2）ロケーションの詳細設定

「フリーロケーション」のほか、「特定商品のみ棚入可能」、「不特定の1商品のみ棚入可能」と用途に合わせて柔軟な設定が可能です。

（3）異なる温度帯への棚入を防ぐ

食品など、保管で重要な「温度帯」設定も可能です。ロケーション・商品ともに温度帯を設定することで、異なる温度帯への棚入を防ぎます。

WMS「COOOLa」導入企業のロケーション管理の改善事例

WMS「COOOLa」の導入企業様で在庫状況の可視化と出荷作業の効率化に成功した事例をご紹介いたします。

導入前は、SKUや在庫数を把握できておらず、本部からの問い合わせに正確な回答を出すのに1週間近くかかっていました。また、定期的に実施する棚卸の際も大幅な誤差が生じており、解決策としてCOOOLaを導入しました。これにより、今までは現場スタッフの感覚に頼っていたロケーション管理を、システム上で管理し、そこに在庫数を当て込んで管理するようになり、ロケーション管理、在庫管理を効率化することに成功しました。
また、どこに何がいくつ保管されているのかをいつでもどこでも誰でも確認できるようになったため、入出庫時の移動の無駄な動きがなくなる、レイアウト変更もスムーズにできるなど、様々なメリットが生まれています。

まとめ

Excelのロケーション管理は、導入が簡単で誰でも使えるメリットがありますが、アイテム数の増加や、規模の拡大によって管理が難しくなるため、ミスを防止するためにもWMSとハンディターミナルを使用した検品がおすすめです。
ブライセンのクラウド型倉庫管理システム「COOOLa」は、物流・倉庫業務の生産性を徹底的に追求した倉庫管理システムです。柔軟なカスタマイズ性と手厚いサポートを備えていることから、貴社にとって最適な倉庫管理を実現できます。
倉庫内作業のロケーション管理に関する業務効率化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。