AIでの在庫管理を始める方法

AIでの在庫管理を始める方法は、大きく以下の3つに分けられます。それぞれの特徴と限界を把握し、自社の在庫数や運用体制に合った方法を選びましょう。

• 無料プランのあるAI在庫管理ツールを導入する
• ChatGPTなどの生成AIを活用する
• スマホ在庫管理アプリを使用する

無料プランのあるAI在庫管理ツールを導入する

クラウド型のAI在庫管理ツールのなかには、無料プランを提供しているものがあります。有料版と同じ操作画面で在庫データの登録や検索を試せるため、システムの使用感を確かめる目的では一定の意味があります。

ただし、無料プランで利用できる機能は、在庫データの登録・検索・共有といった基本的な範囲にとどまります。クラウド上でデータを管理する仕組み自体は、複数の担当者がリアルタイムで同じ在庫情報を確認できる点で紙やエクセルより優れていますが、登録できる在庫データの件数には上限があり、本格運用にはすぐに限界が見えてきます。一部の商品カテゴリに絞って試し、業務との相性を見極める程度の位置づけで捉えておくのが実態に近いでしょう。

ChatGPTなどの生成AIを活用する

ChatGPTなどの生成AIを使えば、専用ツールを導入しなくてもAIを在庫管理に取り入れられます。在庫管理表そのものはエクセルなどで自作し、生成AIには管理表の設計や関数・マクロの作成、在庫データの分析を任せる方法です。

たとえば、在庫が一定数を下回った商品を強調表示する関数の作り方を生成AIに質問すれば、エクセルの知識が浅い担当者でも管理表を整備できます。売上や在庫の推移データを生成AIに読み込ませて、売れ筋商品の傾向や発注量の目安を分析させる使い方も可能です。一方で、生成AIの回答には誤りが含まれる場合があるため、提示された計算式や数値は必ず人の目で確認する必要があります。あくまで判断を補助する道具であり、在庫管理そのものを代替する仕組みではない点に注意しましょう。

スマホ在庫管理アプリを使用する

スマホで使える在庫管理アプリのなかにも、手もちのスマホやタブレットだけで在庫の登録・確認をおこなえるものがあります。ハンディターミナルなどの専用機器を用意せずに始められる点が特徴です。

多くのアプリは、スマホのカメラでバーコードやQRコードを読み取り、在庫データと紐づけて管理する仕組みです。倉庫や店舗のバックヤードを移動しながら片手で入力でき、紙の台帳からの置き換えにも向いています。在庫数に応じたアラート通知など、発注忘れを防ぐ機能を備えたアプリもあります。ただし、アプリ単体で扱える業務は在庫数の記録と検索が中心のため、入出荷を含む業務全体の管理には限界がある点を理解しておきましょう。

AI在庫管理を始める前の注意点

AI在庫管理を無料の範囲や簡易的な仕組みで始める場合、導入前に把握しておくべき制限があります。運用開始後に困らないよう、以下の4つの注意点を確認しておきましょう。

• 登録件数やユーザー数に制限がある
• 需要予測や自動発注などの高度な機能は使えない、または別途費用がかかる
• 複数拠点やロット管理までには対応していない
• サポート体制が限定され運用が自己責任になる

登録件数やユーザー数に制限がある

無料プランや簡易ツールの多くは、登録できる在庫データの件数や利用できるユーザー数に上限を設けています。取扱商品が数百点を超える企業では、すべての在庫を登録しきれない可能性が高いです。

ユーザー数の制限があると、複数の担当者や部署をまたいだ運用も困難になります。一部の担当者しかデータを更新できない状態では、リアルタイムに在庫を把握できるというクラウド型ツールの利点を十分に活かせません。自社の在庫件数と運用に関わる人数を洗い出し、簡易的な方法の範囲内で業務が成立するかを事前に確認しておく必要があります。

需要予測や自動発注などの高度な機能は使えない、または別途費用がかかる

需要予測や自動発注といったAIならではの高度な機能は、多くのツールでAPI連携などの追加費用が必要になります。無料プランや自作の仕組みで試せるのは基本的な在庫管理までで、AI活用の本来の価値である需要予測や最適化までは踏み込めないことがほとんどです。

過去の販売実績や季節性をもとに需要を予測し、発注量を自動で算出する仕組みは、在庫コスト削減の効果がとくに大きい領域です。この部分に手が届かないままでは、AI活用による効果を十分に実感できません。発注業務の自動化まで視野に入れている企業は、早い段階で専用システムの費用対効果を比較検討することをおすすめします。

発注業務のAI自動化については、以下の記事で詳しく解説しています。 [発注業務はAIでどこまで自動化できる？需要予測の仕組みからWMS連携の実務まで徹底解説]

複数拠点やロット管理までには対応していない

無料ツールや簡易アプリは、単一拠点でのシンプルな在庫管理を想定して設計されています。複数の倉庫・店舗をまたいだ在庫の一元管理や、ロット番号・賞味期限単位での管理までは対応していないものがほとんどです。

食品や医薬品などロット管理が必須の商材を扱う場合や、拠点間の在庫移動が頻繁に発生する場合、こうした方法では業務の実態を正確に反映できません。管理しきれない部分をエクセルや紙で補うと、二重管理によるミスや工数の増加を招きます。物流業務との連動が必要な企業は、初めから在庫管理機能を備えた倉庫管理システム（WMS）の導入を検討するとよいでしょう。

サポート体制が限定され運用が自己責任になる

無料プランや自作の仕組みでは、導入支援や問い合わせ対応といったサポートが限定される、あるいは存在しない場合がほとんどです。操作方法の不明点やトラブルが発生しても、自己解決が前提となるケースが少なくありません。

とくに生成AIやエクセルで自作した仕組みには、計算式の誤りやデータ消失のリスクもすべて自社で負う必要があります。在庫データは発注や出荷の判断に直結する重要な情報です。トラブルで業務が止まった場合の影響の大きさを踏まえ、自社だけで運用を維持できる体制かどうかを見極めましょう。

AI在庫管理は専用システムへの切り替えがおすすめ

無料プランや生成AI、スマホアプリは、AI在庫管理を体験するための入口としては有効です。ただし、これらはあくまで簡易的な仕組みであり、事業の成長にともなって早晩、機能や運用体制の限界に直面します。

以下の状況に当てはまったら、専用システムへの移行を検討するタイミングです。

• 在庫件数や拠点数が増え、簡易的な方法では管理しきれなくなった
• 入出荷や棚卸など、倉庫内の業務全体と在庫データを連動させたい
• 需要予測や自動発注まで自動化し、発注業務の工数を削減したい

倉庫内の業務全体を効率化したい場合は、在庫管理機能を含む倉庫管理システム（WMS）が有力な移行先です。WMSは在庫管理だけでなく、入荷・保管・出荷まで倉庫業務全体を一元管理するシステムで、複数拠点やロット単位の管理にも対応できます。無料の方法はあくまで入口と捉え、事業規模に見合ったシステムへ早めに移行することが、結果的に業務効率化への近道になります。

在庫管理へのAI導入で得られる効果の全体像は、以下の記事で解説しています。 [在庫管理にAIを導入するメリットとは？活用手法・注意点・WMS連携までわかりやすく解説]

まとめ

AIでの在庫管理は、無料プランのあるツールや生成AI、スマホアプリを使えば手軽に始められます。ただし、登録件数やユーザー数には制限があり、需要予測・自動発注などの高度な機能や、複数拠点・ロット単位の管理には対応できません。これらはあくまでAI活用を体験するための入口であり、事業の成長にともなって専用システムへの移行が必要になります。

クラウド型倉庫管理システムのCOOOLaは、在庫管理・ロケーション管理・入出荷管理などの豊富な機能を標準搭載し、複数拠点やロット・賞味期限単位の管理にも対応しています。さらに、弊社の予測・最適化ソリューションB-Luckと連携すれば、AI需要予測に基づく発注量の最適化まで実現可能です。簡易的な方法の限界を感じたら、COOOLaで在庫管理業務の本格的な効率化をかなえましょう。