出荷業務でRPAを活用すると何が自動化できる？

出荷業務にRPAを取り入れると、これまで手作業でおこなっていた定型業務の多くを自動化できます。出荷業務全般の効率化については「出荷作業を効率化！おすすめの方法をご紹介します」もあわせてご覧ください。

• 受注・出荷データの取得とWMSへの登録
• 出荷指示書やピッキングリストの作成
• 送り状発行や配送依頼の処理

受注・出荷データの取得とWMSへの登録

RPAを使うと、複数のECサイトや受注システムからのデータ取得を自動化できます。受注データをRPAが定期的に取得し、WMSへ自動で登録すれば、手入力による転記作業を減らせます。

たとえば、複数モールに分散する受注データをRPAが巡回して取得し、フォーマットを整えたうえでWMSに反映する運用が可能です。受注件数が多い日でも、手作業に比べて安定した処理がしやすい点が特徴です。 

出荷指示書やピッキングリストの作成

RPAは、出荷指示書やピッキングリストの作成も自動化できます。受注データをもとに、あらかじめ設定した書式で指示書を出力する処理をRPAに任せられます。

たとえば、あらかじめ設定した条件に応じて、指示書のレイアウトを切り替える処理も自動化できます。 書類作成の手間が減れば、出荷までのリードタイム短縮にもつながります。

送り状発行や配送依頼の処理

RPAを活用すれば、送り状発行や配送業者への依頼処理も自動化の対象になります。出荷データをもとに送り状を自動発行し、配送業者のシステムへ依頼情報を送信する流れをRPAが担います。

たとえば、配送業者ごとにフォーマットが異なる場合でも、RPAは業者別のテンプレートに合わせて送り状を作成する処理が得意です。手作業での転記ミスを防ぎながら、発送準備までの時間を短縮できます。

出荷業務にRPAを導入するメリット

出荷業務にRPAを導入すると、コストやスピードの面で具体的な効果が期待できます。

• 入力ミスや誤出荷を削減できる
• 出荷までの時間を短縮できる
• 作業時間を削減して属人化を防げる

入力ミスや誤出荷を削減できる

RPAを導入すると、入力ミスの削減や、それに起因する誤出荷の防止につながります。 人の手を介す工程が減ることで、転記漏れや数量の入力間違いが起こりにくくなります。

たとえば、受注データをRPAがそのままWMSへ反映する仕組みにすれば、担当者による手入力を減らし、桁間違いや転記ミスの防止につなげられます。入力精度が上がれば、誤出荷にともなう返品や再送の対応も減らせます。

出荷までの時間を短縮できる

RPAの導入は、出荷までの時間短縮にも直結します。データ取得から書類作成までの複数工程を自動化する方法が代表的です。

たとえば、受注確定から出荷指示書の発行までを自動処理にすれば、繁忙期でも出荷指示までの処理時間を短縮しやすくなります。 処理速度が上がることで、出荷リードタイム全体の短縮につながります。

作業時間を削減して属人化を防げる

RPAの導入は、作業時間の削減だけでなく属人化の防止にもつながります。特定の担当者しかできなかった定型作業を、RPAが同じ手順で処理できるようになるためです。

たとえば、ベテラン担当者が担っていたデータ確認や書類作成の手順をRPAに設定しておけば、担当者が不在でも、あらかじめ設定した手順に沿って処理を継続できます。属人化が解消されれば、急な欠勤や異動があっても業務が止まりにくくなります。

出荷業務をRPAで自動化した事例

出荷業務でRPAを活用した事例を見ると、自動化の効果がより具体的にイメージできます。

• 受注から出荷指示までを自動化した事例
• 出荷関連業務の工数を削減した事例

受注から出荷指示までを自動化した事例

株式会社廣記商行では、複数のWebEDIから受注データを取得し、出荷につなげる業務にRPAを導入しました。従来は4つのプラットフォームから手作業でデータをダウンロードしており、1日あたり約440件の処理に約180分を要する状況でした。

RPAによる自動化後は、この工数が約3分の1まで削減されました。複数システムにまたがる定型作業ほど、RPAによる自動化の効果が出やすいことがわかります。

出荷関連業務の工数を削減した事例

建材メーカーの日本インシュレーション株式会社では、出荷量データの記録とシステムへのアップロード業務にRPAを導入しました。従来はその日の出荷量データが定時後に確定するため、担当者が残業して対応する状況でした。

RPAの導入後は、データの抽出から転記、アップロードまでをロボットが担うようになり、作業時間は15分から5分程度に短縮されました。残業をともなっていた業務が定時内で完結するようになった点が、この事例の成果です。

出荷業務でRPAを活用するときの注意点

出荷業務にRPAを取り入れるときは、効果を発揮しやすくするための注意点もあります。

• すべての業務をRPA化しない
• 例外処理とエラー発生時の対応を決める
• RPA・AIとAPI連携を使い分ける

すべての業務をRPA化しない

RPAは、すべての出荷業務を対象にする必要はありません。判断や例外対応が必要な工程まで無理に自動化すると、かえって処理が滞る原因になります。

たとえば、特殊な配送条件や割引適用など、都度の判断が必要な処理は人が対応し、定型的なデータ処理だけをRPAに任せる切り分けが有効です。対象業務を絞り込むことが、安定した運用につながります。

例外処理とエラー発生時の対応を決める

RPAを安定して運用するには、例外処理とエラー発生時の対応をあらかじめ決めておく必要があります。想定外のデータ形式やシステムの一時停止など、通常と異なる状況への対応が抜けていると、業務が止まってしまいます。

たとえば、処理が途中で止まった場合に担当者へ通知が届く設定にしておくと、早期の手動対応が可能です。エラー時の切り分けルールを決めておくことが、運用の安定につながります。

RPA・AIとAPI連携を使い分ける

RPA、AI、API連携は、いずれも業務を自動化する手段ですが、得意分野が異なります。RPAは決められた手順を正確に繰り返す処理を得意とし、API連携はシステム同士が直接データをやり取りする仕組みです。

一方、AIは蓄積したデータをもとに判断や最適化をおこなう点で、RPAとは役割が異なります。たとえば、AI COOOLaのAIピッキング指示機能のように、作業者の状況や在庫状況など複数の条件をもとに、効率的な作業単位を判断する処理はAIが活用できる領域です。処理の性質に応じてRPA・AI・APIを組み合わせることが、出荷業務全体の自動化を進めるうえでのポイントです。

出荷業務へのRPA導入を成功させるポイント

出荷業務でRPAの導入を成功させるには、進め方にもコツがあります。

• 定型的で件数の多い業務から始める
• 小さく導入して効果を検証する
• 周辺システムとの連携まで考える

定型的で件数の多い業務から始める

RPAを導入するときは、定型的で件数の多い業務から着手しましょう。処理件数が多いほど、自動化による時間短縮の効果を実感しやすくなります。

たとえば、受注データの取得や送り状発行など、日々繰り返される作業は優先度の高い候補です。効果の見えやすい業務から着手すると、社内の理解も得やすくなります。

小さく導入して効果を検証する

RPA導入は、小さな範囲から始めて効果を検証しましょう。最初から全工程を対象にすると、不具合が起きた際の影響範囲が大きくなりすぎます。

たとえば、まずは1つの業務でRPAを稼働させ、処理時間やエラー発生率を確認してから対象を広げる進め方が現実的です。小さく始めることで、修正や調整もしやすくなります。

周辺システムとの連携まで考える

RPAを導入するときは、周辺システムとの連携まで考えておきましょう。WMSや受注管理システムとの接続方法を事前に整理しておかないと、稼働後に手戻りが発生します。

たとえば、データの受け渡し形式やタイミングを事前に整理しておくことが重要です。 周辺システムまで含めて設計することが、安定稼働の前提になります。

RPAだけでなく出荷業務全体の最適化を考える

RPAは出荷業務の一部を効率化する手段であり、倉庫全体の最適化には別の視点も必要です。

• WMSやマテハンを含めて出荷工程を連携する
• WESで倉庫全体の作業や設備を最適化する

WMSやマテハンを含めて出荷工程を連携する

RPAによる自動化の効果を広げるには、WMSやマテハンを含めた出荷工程全体の連携を考えましょう。RPAが処理したデータをWMSと連携させれば、出荷指示から庫内作業までを一貫して管理できます。

たとえば、RPAが取得した受注データをWMSに連携し、ピッキング指示などの庫内作業につなげることで、工程間の情報連携を効率化できます。 工程間のデータ連携を進めることで、確認や転記にかかる時間を減らし、出荷業務全体の効率化につなげられます。 

WESで倉庫全体の作業や設備を最適化する

出荷工程だけでなく庫内作業や設備まで最適化するなら、WESの活用も選択肢になります。WESは、人の作業やマテハン機器の稼働状況を横断的に管理・制御し、倉庫全体の作業を最適化する仕組みです。

たとえば、RPAやWMSなどを通じて受注・出荷データを連携し、WESで作業や設備の状況を一元的に管理することで、倉庫全体の最適化につなげられます。部分的な自動化を積み重ねたうえで、WESによる全体最適につなげる進め方が有効です。倉庫全体の最適化については「COOOLa WES」でも詳しく紹介しています。

まとめ

出荷業務にRPAを取り入れると、受注データの取得や出荷指示書の作成、送り状発行といった定型業務を自動化できます。入力ミスの削減や処理時間の短縮、属人化の抑制など、 得られる効果は多岐にわたります。

導入にあたっては、すべての業務を自動化の対象にするのではなく、例外処理のルールを決めながら定型的な業務から着手することが大切です。あわせて、WMSやWESとの連携まで視野に入れると、RPAの効果を出荷業務全体に広げられます。

自社の業務量や体制に合わせて自動化する範囲を見極め、効率的でミスの少ない出荷体制を整えていきましょう。