棚卸とは
棚卸とは皆さんもご存じの通り企業や組織が持っている商品・製品・部品などの資産の数量や状態を確認する作業の事です。企業によっては年に1度または半年に1度(年に2度)行う企業もあります。※業界(飲食業や小売業など)によって頻度が高まる場合もあります。
棚卸を行うことで在庫状況の把握ができるようになり、在庫切れによる販売機会の損失や出荷遅れによる顧客満足度の低下、過剰在庫を抱えることなどを防ぐことが出来ます。
棚卸の種類
棚卸は「帳簿棚卸」「実地棚卸」という2種類に分けられます。それぞれの違いについてご紹介します。
・帳簿棚卸
帳簿棚卸は、企業の会計システムや在庫管理システムに記録されている帳簿上の在庫数量を確認するものです。帳簿棚卸は財務報告や経営判断など、会計的な観点から在庫情報を確認することが目的なので、現地で物理的な確認は行わず、あくまで記録上のデータを確認する作業です。
・実地棚卸
実地棚卸は、実際に倉庫や店舗にある在庫を物理的に確認するものです。在庫品を一つ一つ数えたり、バーコードをスキャンしたりして、実際の数量を確認します。これによって現実の在庫数量と帳簿上の在庫数量が一致しているかを確認し、不一致があればその原因を特定することができます。物理的な確認を行うため、時間と労力がかかりますが、在庫の実態を正確に把握できます。
なぜ棚卸は億劫なのか
前述したとおり棚卸を実行することで在庫切れによる販売機会の損失や出荷遅れによる顧客満足度の低下、過剰在庫を防ぐことが出来ます。しかし多くの企業や担当者の方が棚卸に関して億劫だというのが現状です。
なぜそうなってしまうのか理由を抜粋してみました。
1. 時間と人手が必要
1つ目の理由として挙げられるのが時間と人手が必要という点です。棚卸はまず計画の立案をして責任者を決めて、在庫リストの準備をするなど実際の作業を行うまでの準備がとても大変という意見が多くありました。
また企業によっては多くのスタッフの力が必要で棚卸を実行するために通常業務を止めて作業をするケースもあるとのことです。
2.単純作業で気力が必要
2つ目の理由として挙げられるのが単純作業で気力が必要という点です。棚卸は同じような動作を長時間繰り返しがちになりその作業を長時間続ける必要があります。
また実際に作業する現場の方の意見で多いのが創造性や判断力を必要としない単純作業が多いために作業時間が長く感じるという声もありました。
3.数え間違えなどのミスをしないよう集中力を高めることが必要
3つ目の理由として挙げられるのがミスをしないように集中力を高める必要があるという点です。棚卸の結果は企業の財務状況に直接影響する為、正確性が求められ、ミスを無くさなければいけないというプレッシャーに駆られます。
しかし一方でヒューマンエラーによる数え間違いや記入ミスが発生しやすく、ミスが発覚した場合は再確認や修正作業が必要となってしまいます。
上記以外にも理由はいくつもありますが棚卸作業は多くの従業員にとってストレスがかかる業務となります。ではここからは棚卸の効率化について書いていきたいと思います。
アナログな棚卸の課題
アナログな棚卸にはいくつかの課題がありますが、主に「作業負荷」と「ヒューマンエラー」という点が挙げられます。それぞれについて分かりやすく説明します。
・作業負荷
アナログな棚卸は商品を一つ一つ数えたり、紙に記録するなど手作業で行う工程が多いため、時間がかかり労力も必要です。また、手作業での棚卸には多くの人員が必要です。特に在庫が多い場合や大規模な倉庫では、十分な人手を確保する必要があります。しかし、手作業での棚卸は通常の業務時間外に行われることが多いので、従業員にとってはとても負担が大きいのです。
・ヒューマンエラー
前述の通り、実地棚卸には帳簿上の数値の誤差を埋める目的もあるため正確性が求められますが、手作業での棚卸は数え間違いや記録ミスが発生しやすく、これが在庫の差異を生みます。差異が出てしまうと、棚卸のやり直すことになりさらに労力が発生するため、従業員の負担はさらに大きくなってしまいます。
このように、アナログな棚卸は業務負担が大きいため、正確な在庫管理と従業員の負担軽減を実現するためにも、多くの企業が効率化を図ろうとしているのです。
棚卸を5Sで効率化する方法
システム導入よりも先にまずは5Sの徹底をする必要があります。
物流倉庫での5Sとは5つの言葉(整理、整頓、清掃、清潔、躾(しつけ))の頭文字(S)を取ったものです。
・整理
倉庫内で必要なものと不要なものを分け、不要な物を処分することです。
整理された空間で不要なものが無くなる為、必要なものが見つかりやすくなります。
・整頓
物を置く位置などを決めることで、すぐに物を取り出せるように整えることです。
物の位置が決まることで物を探す時間の削減にも繋がります。
・清掃
現場に汚れやごみが無いように清掃をすることです。
倉庫内に限ったことではありませんが、整理整頓された清潔な現場は業務効率を高め、生産性の向上が期待できます。
・清潔
現場の整理・整頓・清掃をして清潔を保つことです。
現場の清潔を保つことで働く現場の方のモチベーション向上に繋がり、集中力や生産性が高まります。
・躾(しつけ)
現場の整理・整頓・清掃・清潔が守られるように教育をすることです。
現場のルールや価値観を繰り返し教えることで整理・整頓・清掃・清潔が守られるよう行動の習慣化を促します。
棚卸をWMSで効率化する方法
前述したようにまずは5Sを徹底することが重要ですが、その後にWMSなどのシステムを導入することで更なる棚卸の効率化が期待できます。ここからなぜWMSの導入が棚卸の効率化に繋がるのかを解説します。
・ヒューマンエラーを減らすことができる
WMSを導入する最大のメリットはヒューマンエラーを減らすことができることです。紙やExcelなどの人の手に頼った作業はどうしても入力ミスや集計ミスが発生しがちです。WMSとハンディターミナルを導入することで入力作業や集計作業の必要が無くなる為、ヒューマンエラーを減らし棚卸の効率化に大きく貢献します。
・リアルタイムで在庫状況が把握できる
WMSとハンディターミナルを活用し、入出荷作業を行うことで在庫状況がリアルタイムで反映されます。また在庫の保管場所、数量、ロット番号、賞味期限、消費期限の管理ができるので何がどこに何個あるのかなど詳細情報を正確に把握できるようになり、在庫を把握する作業を大幅に効率化することができます。
・棚卸作業自体が容易になる
WMSで棚卸のデータと棚卸結果の差異リストを作成することができるので差異が発生した物や箇所を重点的に調べることで棚卸作業自体が容易になります。
その他にも棚卸で活用できる機能や倉庫内での作業を効率化できる機能がたくさんがあるのがWMSです。
さいごに
WMSを活用することで在庫管理の精度を向上させ在庫差異を減少させることで、棚卸を効率化することができます。また在庫差異を減らすことは、お客様の信頼を得ることに直結し、ビジネスチャンスが広がります。ブライセンが開発したWMS「COOOLa」の導入企業様では棚卸の時間が今まで2～3日かかっていた企業が1日で終わるようになったなどの導入実績もございます。
棚卸作業の時間を減らすことで、さらなる作業効率の改善に繋がりますので、是非この機会に、WMSでの在庫管理を検討してみてください。
