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WMSで行う在庫管理とは?メリットやExcel管理との違いをご紹介

WMSで行う在庫管理。Excel管理との違いとは?

近年、WMS(倉庫管理システム)が幅広い業界に普及しています。倉庫におけるあらゆる業務が効率化し、省人化にもつながっています。
今回は、そのWMSで在庫管理を行うメリットと共に、Excel管理との違いをご紹介します。

WMSとは?

WMSとは、「Warehouse Management System」の頭文字をとったもので、「Warehouse」つまり「倉庫」の中で行われるあらゆる業務の管理ができるシステムを指します。

倉庫はあらゆる商品や原材料の保管や収納に使われているほか、倉庫内では入出庫や検品、流通加工など物流業務が行われることもあります。

WMSを用いれば、倉庫内の業務やロケーション管理、入出庫に伴う在庫管理、納品書の作成などの一連業務のマネジメントを効率的に行うことができます。

倉庫管理システムには、一般的に入庫管理や出庫管理、在庫管理、棚卸管理、帳票作成などの基本機能が備わっています。

近年、EC事業や物流業、製造業、小売・卸業など倉庫管理や在庫管理を行う各業界に導入されています。

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WMSで在庫管理を行うメリット

WMSで在庫管理を行うことで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。在庫管理の基本から確認し、WMSで在庫管理を行うメリットを知っておきましょう。

●在庫管理とは

在庫管理とは、企業内に存在する商品・製品や仕掛品、原材料などの在庫を、最適な在庫量と適切な状態と品質を保ちながら各所に供給できるように管理することです。
在庫量を適切に管理することにより、余剰在庫を減らすことで利益率を上げることができたり、ビジネスにおける最適なタイミングで供給できることから機会損失を減らすことができたりします。結果的に、企業の利益を最大化に繋がります。

●WMSで在庫管理を行うメリット

・業務効率化・生産性の向上
在庫管理は、従来は紙への手書きやExcelへのデータ入力による管理が一般的でしたが、WMSは、一連の在庫管理業務をデジタル化することで手間が削減されるため、業務効率化が実現します。またWMSと合わせて入荷予定情報や注文情報などを連携させることで、入荷指示や出荷指示を効率的に行うことが可能です。これらのことから、生産性向上が期待できます。

・ミス削減
WMSはあらゆるヒューマンエラーを低減します。在庫管理におけるミスで大きな問題に発展し得るのは、入荷時の検品ミスや誤出荷などの入出荷業務のミスです。

WMSでは、バーコードやICタグを商品に貼付し、それをハンディターミナルなどの端末で読み取ってデジタル上で在庫管理を効率的に行うことができるので、目視や手書きや手入力での同じ作業と比較し、ヒューマンエラーが削減できます。

・コスト最適化
業務効率化やミスの低減、正確性向上などが実現すれば、生産性が向上し、利益につながります。また、在庫の可視化することによって余剰在庫や欠品の発生を予防できるため、保管スペースの適正化や欠品時の顧客対応コストの削減にもつながります。 WMS導入や運用にかかるコストとのバランスをとることができ、コストが最適化される可能性があります。

・在庫状況の可視化による増減の把握
WMSによって在庫状況がリアルタイムで可視化できるということは、在庫の増減の把握が容易になるということです。
ロケーション管理についても徹底されるため、どこに何があるのかをリアルタイムで把握できることで、生産や仕入れ、販売などに役立ちます。

WMSによる在庫管理とExcelによる在庫管理との違い

ところで、WMSによる在庫管理を始めようとしたときには、従来の紙による管理やExcelデータによる管理と比べてメリットはどこにあるのか確認したくなるのではないでしょうか。最適な方法を選択するために、在庫管理をExcelで行うメリットとデメリットを確認しておきましょう。

●在庫管理をExcelで行うメリット

・手軽に使える
Excelは、ほとんどのPC端末にインストールされていることが多く、スタッフが使用に慣れており、手軽に利用できます。ITツールとしてハードルが低いといえるでしょう。Excel内にはテンプレートがあるため、在庫管理表なども手軽に作ることができます。

・追加コストがかからない
新たにExcelで在庫管理を行う場合、すでにPCにインストールされているケースが多いため、新たにコストがかかりません。使い方を細かく教育する必要はないでしょう。
在庫変動のたびに手入力が必要といった手間はかかりますが、新たにシステムを導入するのと比較すれば、費用を抑えることができます。

・紙と比べれば利便性が高い
紙を使った在庫管理と比べると、利便性がかなり上がります。例えば紙は共有性が低いため、誰かが使用している間は閲覧できません。Excelであれば、ファイル共有をかけていれば他のスタッフが使用中でも閲覧は可能です。また紙は紛失や汚損のリスクもありますが、Excelならこれらの問題はなくなります。

これらのことから、Excelは簡易的な在庫管理に適しているといえます。

●在庫管理をExcelで行うデメリット

・リアルタイム性が低い
Excelによる管理は、在庫情報のリアルタイムの確認がWMSより劣ります。Excelでもファイル共有ができますが、いずれにしても手入力が必要になります。その点、WMSであれば、入出庫の際にバーコードなどを読み取ることで、リアルタイムに在庫情報の更新が可能になります。

・商品や倉庫の数が多いと煩雑になりがち
商品の種類や数が多かったり、倉庫を複数持っていたりする場合は、Excelの管理では煩雑になってしまいます。Excelの一つのブックの中でも複数のシートを分けることはできますが、限界がありますし、ファイル容量が増えていけば動作が重くなったりフリーズしたりして利便性が下がる恐れがあります。

・データ上書きリスクがある
Excelによる在庫管理は、誤ったデータ情報が上書きされるなど、正確さが失われるリスクも発生します。バックアップをこまめにとっておく必要性などから、管理に手間がかかります。

・マクロなどが組まれると管理が属人化する
Excelで在庫管理を行う際に、シート上に計算式・数式、マクロなどを組む場合がありますが、複雑になるとシートを更新できなくなるリスクがあります。属人化が進んでしまうと、担当者不在や退職によって、誰も使えなくなってしまいます。

WMSは、これらのデメリットすべてを回避できるため、Excelに変わる在庫管理方法として取り入れている企業も増えています。

倉庫管理システム(WMS)と在庫管理システム

在庫管理を行うツールには倉庫管理システム(WMS)と在庫管理システムがあります。よく似ている両ツールは、実際に業務範囲が重なっている部分もあります。それぞれ何が違うのかを紹介します。

倉庫管理システムと在庫管理システムの大きな違いは「目的」と「管理する範囲」にあります。倉庫管理システムはその名の通り、「倉庫」を管理するためのシステムです。そのため、倉庫管理システムで行う在庫管理は、倉庫内にどれだけ在庫があるのかを把握し、適切なロケーション管理、人員配置を行うことです。また、在庫管理によりピッキングなどの業務効率化、入力の自動化による人的ミスの防止ができるため、在庫管理以外の目的でも導入されることが多いです。

一方で在庫管理システムは、倉庫の内外を問わず物流全体の在庫管理を行い、入荷量と出荷量を管理・最適化するためのシステムです。そのため管理対象に店舗や委託在庫なども含んで、全ての流通在庫を管理するのです。

それぞれの違いを知って、自社に最適なツールを導入することが重要です。

【関連コラム】
在庫管理システムと倉庫管理システムの違いとは

まとめ

WMSは、在庫管理を含めた倉庫管理業務を効率化する画期的なシステムといえます。Excelで在庫管理を行っているなかで、不便やコスト面の課題を感じている場合には、WMSに切り替える検討をしてみるのも一案です。

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